Uren registreren voelt soms als een noodzakelijk kwaad. Toch is het één van de weinige activiteiten die je winst direct beïnvloedt: elk kwartier dat je vergeet vast te leggen, verdampt onherroepelijk.

De echte prijs van ‘achteraf wel invullen’

Veel freelancers reconstrueren aan het eind van de week wat ze ongeveer gedaan hebben. Het probleem: je vergeet kleine contextwissels en microtaken. Reken mee: 30 minuten per werkdag die niet gefactureerd worden, is grofweg 11 uur per maand. Bij €85 per uur is dat bijna €1.000 omzetverlies. Elke maand. Jaar op jaar tikt dat hard aan.

Wat top freelancers anders doen

• Registreer real-time of in korte blokken: bij start/stop van een taak of uiterlijk aan het eind van de dag.
• Werk met duidelijke taaklabels: klant, project, worktype (bijv. analyse, development, overleg).
• Schrijf 1 regeltje context: “Sso-bug gereproduceerd + fix voorstel.” Het helpt later bij facturatie en discussies.
• Scheid factureerbaar en niet‑factureerbaar: je ziet meteen hoeveel waarde je levert en waar inefficiëntie zit.

De minimale workflow die je volhoudt

Streef niet naar perfectie, maar naar consistentie. Een praktische routine:

1. Start: kies klant/project en zet een timer of noteer de starttijd.
2. Switch: rond je taak af, zet een korte notitie met resultaat of next step in freelanceflow.
3. Dagelijkse check: corrigeer afronding (bijv. op 5 of 15 min) en selecteer het contract of als ondernemers uren.
4. Periodiek: scan je periode totalen per klant en zet uren klaar voor goedkeuring per week of per maand, net wat je afgesproken hebt.

Valkuilen die geld kosten

• Te grote tijdsblokken: 4 uur “diverse taken” is vragen om discussie.
• Geen koppeling met deliverables: noteer kort het resultaat om je waarde zichtbaar te maken.
• Te laat registreren: hoe later je boekt, hoe meer je vergeet.

KPI’s die er wél toe doen

Focus op:
(1) factureerbare uren t.o.v. totaal,
(2) gemiddelde uurtarief per klant,
(3) doorlooptijd van “geregistreerd” naar “gefactureerd”, en
(4) percentage goedgekeurde uren zonder discussie.

Deze cijfers sturen je gedrag: je merkt sneller wanneer een klant onevenredig veel overhead vraagt of wanneer je tarief niet meer past.

Transparantie voorkomt discussie

Een korte, feitelijke omschrijving per tijdsblok en een notitie voorkomt onnodige mails heen en weer. Klanten waarderen voorspelbaarheid en duidelijkheid. Ook betalen klanten sneller als ze begrijpen waarvoor ze dat doen.

Conclusie

Urenregistratie is geen administratieve last; het is een winsthefboom. Met kleine, consequente gewoontes verdien je jezelf elke maand terug.

Wil je dit makkelijk maken en zonder gedoe bijhouden? met FreelanceFlow kun je dat gratis.